PROBLEM
Die bestehende Telefonielösung wurde von der Telekom aus dem aktiven Support genommen. Bereits vor der offiziellen Umstellung war das System nicht mehr auf die individuellen Anforderungen der Westfalen AG abgestimmt. Es fehlte an Flexibilität, Skalierbarkeit und Integration in moderne Arbeitsprozesse, ein klarer Handlungsbedarf entstand.
CHALLENGES
16 unterschiedliche Standorte, jeweils mit eigenen technischen Voraussetzungen, Legacy-Systemen und individuellen Nutzerbedarfen
Enge Timeline für die Planung und Umsetzung der Umstellung
Integration weiterer digitaler Komponenten, z. B. modernisierte Zufahrtssteuerungen und Zugangslösungen, die parallel eingeführt wurden und in das Projekt eingebettet werden mussten
„Was wir brauchen, ist jemand, der technisches Verständnis mit organisatorischem Feingefühl verbindet dazu einen klaren Blick für Prozesse, Zeitpläne und das große Ganze.“
Die Aussage war für uns klar und wir haben uns sehr gerne an diese Herausforderung gewagt.
Brainstorming
Unser Fokus lag nicht nur auf der operativen Unterstützung, sondern bewusst auch auf der strategischen Perspektive.
Mit dem Blick von außen – der neutralen Vogelperspektive – haben wir neue Impulse ins Projekt eingebracht, bestehende Strukturen hinterfragt und Potenziale zur Optimierung identifiziert. So konnten auch eingefahrene oder veraltete Prozesse gezielt analysiert und weiterentwickelt werden.
Modernisierung der Kommunikationsinfrastruktur
Im Rahmen der Endumsetzung wurde die Microsoft Teams-Telefonie als standardisierte Lösung für sämtliche Standorte und Unternehmensbereiche eingeführt. Dies erforderte umfassende technische Anpassungen – einschließlich der Integration einer zentralen Telefonhotline sowie der nahtlosen Einbindung in bestehende Systeme. Besondere Anforderungen stellten zudem sicherheitsrelevante Bereiche mit DECT-Telefonie sowie die Steuerung von Tür- und Toröffnungen dar. Das gesamte Kommunikationskonstrukt wurde konsequent in ein digitales Umfeld überführt – einschließlich der digitalen Abbildung vormals analoger Prozesse wie der Faxkommunikation.